Negotiator – the Profession
In this article I will share with you two remarks concerning professional negotiators. I will outline what I believe to be the key competencies, so that you will know what to develop to be more effective. I will also write about the role of negotiators in judicial contexts so as to describe where I see a potential for better cooperation between lawyers and negotiators.
Key competences
One could present a long list of competencies useful for negotiators backed up with fine arguments, but I have selected four which actually will boost your skills. They are all interlinked.
Firstly, listening. By listening I mean total focus of one’s senses and feelings on the speaker. Amongst the received information should be content and emotions, as well as needs which stand behind them.
Secondly, understanding. We understand someone when our thoughts on something are close to what someone else thinks about the subject. The challenge is that the speaker has to translate their thoughts into words (in the process, some facts will be withheld and some created on the spot, for various reasons) and we then interpret those words through our filters. This makes a long communication channel, prone to mistakes. A negotiator with professional knowledge will be able to receive the message possibly close to the intention of the speaker.
Thirdly, the ability to look from another person’s perspective. This means the ability to feel someone’s situation and look with their eyes. It is a powerful way to understanding.
Fourthly, rapid learning. Every case is different, even when a negotiator works in a small field or segment. This is because people are different and negotiators work with people. It is important to be able to quickly get to know people. This means getting past their walls, with which people shield themselves from strangers. For example, we restrain from talking about private matters when meeting someone for the first time. Another thing is discovering a human being without their mask (from the authentic side, not through the image they create).
Invaluable role of negotiations (and mediations)
I will now focus on aspect of cooperation between lawyers and negotiators. Just as hard skills are losing their primary position in business in favor of soft skills, so are negotiations based on legal code in favor of negotiations based on psychology. Both are of course needed, but we should know when each is most suitable to use.
It is natural that the person leading a case (e.g. a lawyer) will talk with parties to determine if going to court is necessary. If they manage to reach an agreement, that is good. If they don’t, the case is directed to court. The thing is this rarely works the other way around. If a case is in court and the end is nowhere nearer, why not ask a negotiator to talk to parties and see what can be done? It is possible that such an intervention will result in an agreement. Having connections among negotiators and mediators, I observe many cases which could be potentially resolved through negotiations based on psychology. Meanwhile, some cases go on for years.
0
Kluczowe kompetencje
Poniżej wybrałem cztery kluczowe według mnie kompetencje negocjatorów. Są one ze sobą naturalnie powiązane:
Po pierwsze, kompetencje słuchania. Słuchania czyli pełnego skupienia swoich zmysłów oraz odczuć na mówcy. Odbiór zarówno treści jak i emocji, które za nimi stoją oraz potrzeb, które sygnalizują.
Po drugie, kompetencje rozumienia. Rozumiemy kogoś gdy nasze myślenie o czymś jest bliskie temu, co dana osoba o tym myśli. Wyzwanie polega na tym, że osoba, której słuchamy przekłada swoje myśli na słowa (ponadto, może wiele informacji zachować dla siebie a inne wymyślić, z różnych względów) a następnie my te słowa interpretujemy przez własne filtry. To długi kanał komunikacji i łatwo o pomyłki. Negocjator zaopatrzony w specjalistyczną wiedzę będzie potrafił odczytać przekaz nadawcy możliwie blisko prawdy i zinterpretować go możliwie zbieżnie z intencją nadawcy.
Po trzecie, kompetencja patrzenia z perspektywy innych. Oznacza to umiejętność wczucia się w sytuację innej osoby i spojrzenia na sprawę jej oczami. Pomocna, aby dobrze rozumieć.
Po czwartek, szybka nauka. Każda sprawa jest inna, nawet jeżeli negocjator działa w ściśle zawężonej specjalizacji. To dlatego, że ludzie są inni, a negocjator pracuje z ludźmi. Ważne jest, aby potrafić szybko poznać człowieka. Oznacza to przedostanie się przez zapory, które każdy z nas tworzy wobec obcych (czyli zamykanie się przed innymi, np. powstrzymujemy się od rozmów o naszych prywatnych sprawach spotykając kogoś po raz pierwszy) i odkrycie człowieka bez maski (czyli od strony autentycznej, a nie od strony kreowanego wizerunku).
Nieoceniona rola negocjacji (i mediacji)
Skupię się na chwilę na aspektach współpracy między prawnikami a negocjatorami. Podobnie jak umiejętności miękkie zyskują na znaczeniu w obliczu umiejętności twardych, tak negocjacje oparte o psychologię zyskują na znaczeniu w obliczu negocjacji opartych o kodeksy prawne. Oczywiście zarówno jedno jak i drugie podejście jest potrzebne, ale dobrze abyśmy dostrzegali kiedy które stosować.
Naturalne jest, że osoba prowadząca sprawę (np. prawnik) porozmawia ze stronami w celu sprawdzenia, czy obejdzie się bez sądu. Jeżeli uda się porozumieć, to tym lepiej. Jeżeli nie, sprawa zostaje skierowana na drogę prawną. Natomiast bardzo rzadko działa to w drugą stronę. Jeżeli sprawa jest w sądzie i końca nie widać, to dlaczego by nie poprosić negocjatora, aby porozmawiał ze stronami? Jest możliwe, że właśnie w ten sposób nieoczekiwanie zostanie znalezione porozumienie. Znając innych negocjatorów i mediatorów obserwuję, że jest wiele przypadków spraw, które mogłyby potencjalnie zostać sprawnie rozwiązane przez negocjacje oparte na psychologii. Tymczasem sprawy te toczą się w sądzie latami.
NEGOCJATOR
Zawód negocjator.
Samodoskonalenie – ćwiczenia i gry negocjacyjne.
10 zasad negocjowania, które pomogą Ci w negocjowaniu w życiu.
Sprawdź też najbliższe 
“Why?” – is the only good question to start your preparations.
Why do you want to negotiate? – What other options are there to resolve the case? Why do you want to negotiate with these people? – Perhaps there are other, better partners? How will these negotiations bring you closer to achieving your broader professional or life goals? The answers will reveal a purpose of putting work into reaching an agreement, which is crucial for your motivation. If you are convinced and decisive to pursue the negotiations, you can go onto setting goals. Think about what exactly you want to achieve and why. This way your interests will emerge. Make note that an interest is what you want to achieve, not the means of reaching it. Let’s take an example. You run a chain in the catering business and your interests are to make an expansion. You meet with a premises owner with the intention to buy his place, which is a mean of reaching your goals. This is an important distinction because the premises owner might not want to accept your offer but he might be a person who can open a different possibility for you – eg. he might know an investor willing to buy the place and open a franchise restaurant of your business.
What should be analyzed?
The next thing to think over is your situation. Analyze your areas and BATNA. By clearly stating what you’re left with if the negotiation break, you can determine your shore lines. (read about negotiation phrases here)
Consider what you know about the other side and what you can predict about it. This concerns the people with whom you will be leading talks as well as the situation which they are in. Who are the negotiation of the other side? What negotiation have they led in the past? If there is sufficient information, estimate BATNA of the other side. Based on that you can foresee estimated ZOPA values.
Having gathered all of the information above, you have everything to begin constructing the strategy, which will mark your preparations complete. Professional negotiators know that the work input into preparation has a direct impact on the course and result of negotiations. Taking advantage of their experience safes time, mistakes and money.
NEGOTIATION PROCESS:
